Het digitaliseren van paperassen betekent het omzetten van papieren documenten naar digitale bestanden. Je slaat papieren documenten elektronisch op op je computer of in de cloud. Ik hoor je denken ‘wat een tijdrovende klus’. Wat als ik je vertel dat er verschillende tools en methoden beschikbaar zijn die je helpen het proces te vereenvoudigen? Lees je mee?
Scannen van documenten
Een veelgebruikte methode is het scannen van documenten met een scanner. Hiermee worden papieren documenten omgezet in digitale bestanden die worden opgeslagen op een computer of in de cloud. Er zijn verschillende soorten scanners beschikbaar, waaronder flatbedscanners en documentscanners. Documentscanners zijn meestal sneller en efficiënter voor het digitaliseren van grote hoeveelheden papieren documenten.
Tools
Daarnaast zijn er ook tools beschikbaar om teksten, cijfers, plaatjes, leestekens af te lezen, ook wel ‘OCR’ genoemd. OCR staat voor ‘Optical Character Recognition‘ (optische tekenherkenning). OCR-software converteert gescande documenten en pdf-documenten tot digitale versies die je vervolgens kan bewerken en archiveren. Contracten, artikelen, brieven, rapporten en handleidingen zet je in een handomdraai om naar bewerkbare teksten) uit te voeren op de gescande documenten, zodat de inhoud doorzoekbaar en bewerkbaar wordt. Superhandig voor het vinden van specifieke informatie in grote documenten of het maken van wijzigingen in de digitale kopie.
Voordelen digitaliseren van paperassen
Het digitaliseren van paperassen biedt de volgende voordelen:
✅ je bespaart ruimte en tijd;
✅ je vermindert papierafval;
✅ je verbetert de toegankelijkheid en veiligheid van documenten.
Let er wel op dat je de digitale kopieën van de documenten veilig opslaat en beschermd tegen onbevoegde toegang.
Puilt jouw dossierkast uit of stapelt de Himalaya-gebergte zich op op jouw bureau ? Wellicht is het dan tijd voor een kennismakingsgesprek. Aarzel vooral niet om contact met mij op te nemen, dan kijken we samen wat ik voor jou kan betekenen.