BIEN VA SERVICE

In welk bedrijf je ook werkt, je besteedt waarschijnlijk tijd aan vergaderingen, sollicitatiegesprekken, één-op-één gesprekken met personeelsleden, (potentiële) klanten of verkopers. Tegenwoordig zijn niet alle vergaderingen fysiek, maar kunnen ze ook plaatsvinden via Teams, Zoom of andere platforms. Hoe dan ook, het maken van afspraken is een vereiste.

Hieronder deel ik tips met je om jouw vaardigheden te verbeteren en stress te verminderen om meerdere mensen samen te brengen voor een vergadering.

1. Geef meerdere opties voor data en tijd
Deze tactiek helpt je veel heen en weer mailen te vermijden om een geschikte datum en tijdstip te vinden die voor iedereen werkt. Als je een e-mail stuurt om anderen uit te nodigen voor een vergadering, vermeld dan ten minste drie opties, met een notitie voor elke persoon om zoveel mogelijk mogelijkheden te kiezen die voor hem of haar werken. Op die manier kun je de datum en het tijdstip kiezen waarover de meeste consensus bestaat.

Het gebruik van deze methode kan ook worden bereikt met online hulpmiddelen. Er zijn er vele, waaronder “Picci”. Picci is een gratis tool en heeft een poll-achtige enquête, waarbij genodigden data en tijdstippen kunnen kiezen die hen uitkomt. Dit alternatief helpt je te voorkomen dat je een heleboel e-mails moet versturen en is zeer gemakkelijk te gebruiken, aangezien sommige platforms het proces te ingewikkeld maken en meer een last dan een hulp zijn. Picci werkt eenvoudig en zonder gedoe.

2. Overboek niet
We proberen vaak zoveel mogelijk afspraken op een dag te boeken, maar als je te veel afspraken te dicht op elkaar plant, loop je het risico te laat te komen voor een of meer afspraken. Dit is vooral het geval als je naar elke afspraak moet reizen.

Reserveer altijd extra tijd voor een afspraak, zodat als een afspraak uitloopt, je niet het risico loopt te laat te komen op een andere afspraak.

Aangezien we nu alternatieven hebben voor fysieke ontmoetingen, kun je overwegen af te wisselen tussen virtueel en fysiek vergaderen. Fysiek vergaderen is optimaal, maar als tijd en locatie een beperking vormen, kun je productief blijven door virtueel verder te gaan. Bijvoorbeeld, een vergadering van een uur die in totaal twee uur rijden vergt, is misschien niet de beste optie. Soms heb je geen keuze, maar als je die wel hebt, neem dan de beste beslissing voor jou en je bedrijf.

3. Probeer privé en werk gescheiden te houden
Als je een tandartsafspraak hebt, gevolgd door een vergadering met een klant, is dit misschien niet het beste scenario. Als jouw tandartsafspraak uitloopt en dat hebben we allemaal wel eens meegemaakt, is het onprofessioneel om te laat te komen bij jouw klantafspraak. Bovendien kan het moeilijk zijn om je gedachten af te zetten van je tandartsbezoek en je te concentreren op de behoeften van jouw klant. Het is beter om persoonlijke en zakelijke afspraken op aparte dagen te maken.

4. Bevestig Bevestig Bevestig
Mensen krijgen het druk en zijn misschien niet zo georganiseerd als je hoopt. Bevestig de datum en tijdstip van de bijeenkomst, laat weten welke stukken benodigd zijn en hecht deze stukken bijvoorbeeld als bijlage aan de uitnodiging en/of agenda. Let er bij een fysieke vergadering op of dat er een locatie en eventueel catering geregeld moet worden. Laat de deelnemers aan de vergadering tevens bevestigen of rekening gehouden dient te worden met allergieën.

Het coördineren van vergaderingen kan stressvol zijn, maar als je enkele van de bovenstaande suggesties volgt, houd je de zaken georganiseerd en professioneel.

Doe een beroep op een professionele dienst om je agenda te beheren.

Een drukke agenda beheren kan zijn alsof je een andere baan hebt, vooral als jouw functie vergaderingen met meerdere mensen vereist. Wanneer je een professioneel bedrijf voor virtuele diensten inhuurt, komt zij eerst met je bijeen om de mogelijkheden met je te bespreken en ervoor te zorgen dat jouw agenda kloppend blijft.

Op basis van jouw beschikbaarheid neemt zij de taak op zich om de genodigden te benaderen en de datum/tijd/plaats en eventuele andere bijzonderheden te plannen. Zodra de logistiek is bevestigd, wordt de vergadering direct aan jouw agenda toegevoegd en ben je er helemaal klaar voor. De dienst zal ook de agenda en ander relevant materiaal op voorhand naar de genodigden mailen. Het inhuren van een dienst bespaart je veel tijd en frustratie, zodat je je kunt concentreren op de voorbereiding van de vergadering en jij je kunt concentreren op jouw kerntaken.

Als je met een bedrijf voor virtuele diensten werkt, stuurt zij een dag of twee voor de afspraak een korte e-mail waarin de bijeenkomst wordt geschetst en waarin je wordt gevraagd om een eenvoudig ‘ja’ als antwoord of alles in orde is.

Heb jij je het maken van afspraken al makkelijker gemaakt?